ஒரு தொழில்முறை கடிதம் (Professional Letter) என்பது உங்களின் நம்பகத்தன்மை, கவனமான அணுகுமுறை மற்றும் தொழில் சார்ந்த திறமைகளை வெளிப்படுத்தும் ஒரு கருவியாகும். இந்தக் கடிதங்கள் வேலைக்கு விண்ணப்பிப்பது முதல், அதிகாரப்பூர்வ தகவல்களைப் பரிமாறிக்கொள்வது வரை பல முக்கியமான நோக்கங்களுக்காகப் பயன்படுத்தப்படுகின்றன.
தொழில்முறை கடிதம் எழுதும் போது நீங்கள் கட்டாயம் கவனிக்க வேண்டிய முக்கிய அம்சங்கள் கீழே கொடுக்கப்பட்டுள்ளன:
1. வடிவமைப்பும் அமைப்பும் (Format and Structure)
சரியான முகவரி:
அனுப்புநர் முகவரி (Your Address): கடிதத்தின் மேல் வலது மூலையில் உங்களின் முழு முகவரி, தொலைபேசி எண், மற்றும் மின்னஞ்சல் முகவரியைக் குறிப்பிடவும்.
தேதி (Date): அனுப்புநர் முகவரிக்குக் கீழ், கடிதம் எழுதும் தேதியைக் குறிப்பிடவும்.
பெறுநர் முகவரி (Recipient's Address): தேதிக்குப் பிறகு இடதுபுறமாக, பெறுநரின் பெயர், பதவி மற்றும் நிறுவனத்தின் முழு முகவரியை எழுதவும்.
வரவேற்பு (Salutation):
பெறுநரின் பெயர் மற்றும் பதவி தெரிந்தால், "அன்புள்ள திரு/திருமதி [பெயர்/பதவி] அவர்களே," அல்லது "மதிப்புக்குரிய [பெயர்/பதவி] அவர்களே," என்று துல்லியமாக விளிக்கவும்.
பெறுநரின் பெயர் தெரியாவிட்டால், பொதுவாக, "மதிப்புக்குரிய மேலாளர் அவர்களே," அல்லது "மதிப்புக்குரிய அதிகாரிகளே," என்று எழுதலாம்.
2. உள்ளடக்கம் மற்றும் தெளிவு (Content and Clarity)
நோக்கத்தை தெளிவாகக் கூறுதல் (Clear Purpose): கடிதத்தின் முதல் பத்தியிலேயே, நீங்கள் எதற்காக எழுதுகிறீர்கள் என்ற பிரதான நோக்கத்தை தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் குறிப்பிட வேண்டும்.
தவறு: நான் உங்களைப் பற்றி கேள்விப்பட்டேன், எனது திறமைகளைப் பற்றி மேலும் கூற விரும்புகிறேன்.
சரி: [வேலைப் பதவி] க்கான எனது விண்ணப்பத்தை சமர்ப்பிக்கவும், எனது தகுதிகளை எடுத்துரைக்கவும் இந்தக் கடிதத்தை எழுதுகிறேன்.
சுருக்கமும் நேர்த்தியும்: தேவையில்லாத வார்த்தைகளைத் தவிர்க்கவும். தொழில்முறை கடிதங்கள் பெரும்பாலும் ஒரு பக்கத்துக்குள்ளேயே இருக்க வேண்டும்.
உறுதியான மொழி (Strong Language): வலுவான, தன்னம்பிக்கையான சொற்களையும் தொடர்களையும் பயன்படுத்தவும். 'எனக்குத் தெரியும் என்று நினைக்கிறேன்' என்பதற்குப் பதிலாக, 'நான் நிரூபித்திருக்கிறேன்' என எழுதவும்.
பத்திகளைப் பிரித்தல்: ஒவ்வொரு புதிய கருத்தையும் ஒரு தனிப் பத்தியில் தொடங்குவதன் மூலம் வாசிப்புக்கு எளிதாகவும் தெளிவாகவும் இருக்கும்.
3. மொழியின் பயன்பாடு (Tone and Language)
முறையான தொனி (Formal Tone): கடிதம் முழுவதும் மரியாதையான, நடுநிலையான மற்றும் தொழில்முறை தொனி இருக்க வேண்டும். பேச்சுவழக்கு சொற்கள், சுருக்கங்கள் (Short Forms), அல்லது ஸ்லாங் (Slang) பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும்.
грамர் மற்றும் எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பு: ஒரு சிறிய இலக்கணப் பிழை கூட உங்களின் நம்பகத்தன்மையைக் குறைக்கலாம். கடிதத்தை அனுப்பும் முன் மீண்டும் மீண்டும் சரிபார்க்கவும்.
மரியாதையான நிறைவு: கடிதத்தின் முடிவில், அடுத்து என்ன நடவடிக்கை எடுக்கப்படும் என்று எதிர்பார்ப்பதை மரியாதையுடன் தெரிவிக்கவும் (எ.கா: "உங்களின் பதிலுக்காக ஆவலுடன் காத்திருக்கிறேன்.").
4. முடிவுரை மற்றும் கையொப்பம் (Closing and Signature)
நிறைவு வாழ்த்து (Complimentary Close): பொருத்தமான மற்றும் முறையான வாழ்த்துடன் கடிதத்தை முடிக்கவும்.
பொதுவாகப் பயன்படுத்தப்படுபவை: "நன்றி மற்றும் அன்புடன்," அல்லது "மிக்க மரியாதையுடன்,"
கையொப்பம் (Signature): நிறைவு வாழ்த்துக்குக் கீழே உங்களின் கையொப்பத்தைப் பதிவு செய்யவும் (அச்சிடப்பட்ட கடிதங்களில்).
அச்சிடப்பட்ட பெயர் (Typed Name): கையொப்பத்திற்குக் கீழே உங்களின் முழுப் பெயரை அச்சிடவும்.
தொடர்புத் தகவல்: தேவைப்பட்டால், உங்களின் பதவி மற்றும் தொலைபேசி எண்ணை மீண்டும் இங்கு குறிப்பிடலாம்.
உதவிக் குறிப்பு: உங்கள் கடிதம் மின்னஞ்சல் வழியாக அனுப்பப்பட்டால், கையொப்பத்திற்குப் பதிலாக டிஜிட்டல் கையொப்பம் அல்லது உங்களின் பெயர், பதவி மற்றும் தொடர்பு விவரங்களைக் கொண்ட ஒரு 'மின்னஞ்சல் கையொப்பப் பெட்டியை' (Email Signature Block) பயன்படுத்தவும்.
0 Comments